通用项目管理

如果你是团队的负责人,或者项目经理,你需要让团队围绕你设定的目标,高效的协作,按时完成任务,推动项目如期交付,达成目标。

不同的团队和项目,在工作内容上不尽相同,但基本的管理方法和协作工具是相同的。Tower 可以帮你规范管理方法和流程,让你的团队用统一的工具,高效沟通和协作,避免项目协作过程散落在 微信,邮件,共享文件夹和会议纪要中。

1. 项目管理要点

我们日常工作中,通常可以按以下两种类型,规划项目。

  1. 协作项目:目标是提高协作效率,项目通常有明确的工作范围,但没有明确的结项时间。比如,需求管理用户反馈客户管理招聘管理新媒体运营电商上新管理等。
  2. 冲刺项目:目标是高质量的如期交付,项目通常有明确的工作范围和结项时间,对成本和质量也会有约束。比如,敏捷迭代产品设计营销推广电商大促线下活动外包项目等。

协作项目管理要点:

  1. 项目经理的职责,是规范和总结团队协作的最佳实践,通过持续的经验培训和管理纠偏,最大化项目里每个人的执行效率。
  2. 根据具体的工作内容,设置任务模版,让团队成员快速上手,规范协作。
  3. 根据具体的工作流程,制定任务流程,让任务有序推进。比如,需求任务创建后,由谁评审;评审结果为排期开发的,应该交接给谁处理等。
  4. 汇报定期收集每个成员的工作总结,及时发现和解决协作中产生的问题。

冲刺项目的管理要点:

  1. 项目经理的职责,是明确目标,规划计划,合理分配任务,按时交付项目,并满足质量和成本的要求。
  2. 在线文档,明确描述项目的目标和要求,并共享给项目成员,透明沟通。
  3. 任务列表,分类规划工作内容,确定任务负责人和截止时间,合理安排资源。
  4. 任务看板,管理任务执行流程,监控任务进展,有序推进。
  5. 时间线,规划任务和里程碑的进度计划,并实时显示任务和里程碑的完成情况,让项目里所有人都对计划和执行情况一目了然。
  6. 定期更新项目状态,让项目的干系人(上级主管,客户,合作伙伴等),随时了解项目进展,及时提供必要支持。
  7. 知识库,在项目结项复盘后,沉淀本次项目执行的经验,教训和交付文档。

接下来,让我们看看这些管理要点,在 Tower 里具体是如何操作的。

 

2. 从模版创建项目

Tower 的客户成功团队,从实际工作场景和大量用户实践中,整理了研发管理,产品设计,市场营销,产品运营,人事管理,法律法务和电商运营的项目模版,能帮助你快速熟悉在 Tower 里进行项目管理的方法,节约自己摸索的时间。

3. 任务管理

要提高任务执行的效率,你需要培训和要求你的团队,在创建任务时,满足以下要求:

  1. 一句话描述任务内容,尽量简洁,清晰。比如,设计任务详情页。
  2. 明确任务负责人
  3. 明确任务截止时间(期望完成任务的最晚时间)。
  4. 完成任务所需的工作量,即任务粒度,控制在天。超过一周的任务,很容易延误;小于一天的任务,过于琐碎,会增加管理成本。
  5. 尽可能详细的描述任务执行所需的上下文。比如,把需求文档,关联到设计任务,把设计图,关联到开发任务
  6. 任务执行过程中的沟通,用任务评论代替 IM 聊天,让任务协作过程中的信息,保持完整性,让参与任务协作和评审的所有人,都能快速获取协作所需的上下文,提高沟通效率。

 

创建任务

你可以像使用 Excel 一样,在任务列表里,快速创建任务,也可以连续选择多个任务后,批量修改任务的负责人,截止时间等。

你也可以使用任务模版,规范项目成员创建任务时,需要填写的内容,包括:

  1. 要求必填的关键信息,如负责人截止时间
  2. 指定任务选填的自定义字段,如软件版本,招聘渠道,客户反馈类型等。
  3. 定义任务描述的模版,比如问题描述,重现步骤等。

任务分解

项目里的任务,需要做合理的分解,让任务的结构更清晰,内容更明确,责任更清晰。

  • 任务列表,按目标或分类,分解任务。
  • 任务看板,按流程或分类,分解任务。
  • 子任务,把需要多人协作,或者步骤复杂的任务,进一步分解为简单明确的任务。

 

任务视图

项目里的任务,每天都在变化,你可以用灵活的任务视图,分别查看任务详情和执行进展。

  • 列表视图,在一个表格上,查看更多的任务详情信息。
  • 看板视图,精简任务信息,分组查看任务的执行进展。
  • 你可以灵活运用分组,排序和筛选,让任务视图更贴合你的管理视角。
  • 你也可以用自定义字段,让任务的描述和视图组织,更上一层楼。

 

4. 计划管理

如果你管理的项目,是对交付时间有明确要求的冲刺项目,那你还需要对项目内的任务,按项目交付时间倒推,用时间线(甘特图)制定明确的进度计划。

安排任务计划

  • 快速设置任务计划:查看所有未排期任务,拖动到时间线视图中,即可快速设置任务的开始和截止时间。
  • 设置任务依赖关系:如果任务之间有完成的前后顺序,比如一个开发任务需要等待设计任务完成后才能开始,那么使用 Tower 的任务依赖功能可以帮助你在前置任务完成后,收到合适的通知开始执行后置任务。并且在时间线视图上,你也可以很轻松的看到任务之间的前后依赖关系。

 

 

5. 项目进度管理

做好项目管理,拆解任务和要求成员执行任务只是基础,作为管理者,Tower 还为你提供了各种强大的工具,帮助你全方位的了解项目进度,避免失控。

要点

  • 任务在执行过程中,如果遇到困难,可以及时使用任务评论功能及时像团队求助,另外任务执行过程中的产出物也可以使用任务评论向项目成员尽早公开,越早,失败挽回的成本就越低,因此及时沟通是非常有必要的。
  • 使用项目进展功能,汇报项目整体的风险情况。在项目进度里,可以选择当前项目执行的状态,是正常还是低风险还是高风险,及时 @ 通知给项目成员或者向 leader 求助,确保项目最终顺利执行。
  • 使用进展模块,监控重点项目,掌握每个项目的风险情况,任务的完成进度。

6. 准备下一个项目

恭喜!你的项目顺利的推进完毕了,在你启动新的项目之前,我们还需要注意一些收尾的事情。

要点

  • 把项目里的文档和文件移动到知识库里进行沉淀。项目结束以后就应该归档了,但是里面的一些资料、文件是团队在执行项目过程中留下的财富,在知识库里把这些经验沉淀下来,并且和团队进行分享。
  • 如果项目的内容具有普适性,可以考虑把项目转换为项目模板保留下来,这样下次再创建类似的项目的时候就可以直接从这次项目的终点出发了。
  • 最后别忘了和团队成员庆祝一下项目的完成,在项目进展里,写一些鼓舞的话 @ 通知项目成员们吧。

相关资源

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