防范任务延误风险

站在管理的角度,项目管理者肯定会力求任务按计划被执行,并且在截止日期前按时完成。但各种突发情况和困难常常会打乱项目节奏,造成延误。于是避免任务延误、防范项目风险成为了项目管理者必须要面对的问题。

在 Tower 中,管理者可以对任务指派截止日期、让项目成员对记录任务进度、并监控即将到期任务。这些方法可以让管理者在任务延误之前发现问题并着手解决,以避免任务延误带来的项目风险。

 

为任务设置截止日期

在 Tower 中,每条任务都可以设置截止日期。一方面,截止日期

项目成员可以在自己的待处理任务列表中按截止日期对任务进行排序,也可以在日历视图中按截止日期查阅任务,以合理安排任务处理的先后顺序。

💡TIPS:

如果成员们怕因为遗忘任务而造成延误,可以在设置中开启延误提醒,这样 Tower 将在延误前一天通过微信进行提醒。

 

使用自定义字段来标记任务进度

很多情况下,任务不只有待处理和已完成两个状态。如果拆分的粒度较粗,任务会较长时间处于正在处理的阶段。此时如果管理者想更加细致地管理项目进度,可以使用自定义字段功能来实现,具体方式如下:

  1. 使用项目的自定义字段功能 ,添加一个名叫「任务进度」的单选类型字段。
  2. 按照你的想法设置好可选项,例如按 0% ~ 100% 分 6 段设置。
  3. 保存这个自定义字段设置。
  4. 在你所要管理的项目中,把这个自定义字段开启。

这样,你的同事每天就可以根据实际情况,更新手里正在进行的任务进度。团队成员每次打开项目的时候,看到的不再只是一堆任务已完成还是未完成,而是所有未完成任务具体执行的进度。

配合着任务截止日期功能,当你察觉到一些任务的执行进度与计划有明显偏离时,你就应该当去行动、与负责人沟通任务,从而在延误真正发生之前进行防范。

 

监督临期任务的完成情况

筛选临期任务

一般情况下,一个团队可能有多个项目同时在进行。如果逐个查阅项目中任务的进展情况,可能会非常耗费时间。在 Tower 的鹰眼模块中,我们可以通过任务筛选器来让这个监督过程变得轻松一点。

鹰眼里的任务筛选器功能有:

  • 通过不同条件的组合来筛选出想要找的任务
  • 通过不同维度来对任务进行排序
  • 可以将筛选条件保存下来,下次直接进入无需重复设置

在这几个功能的加持下,查阅临期任务就变得很容易,你只需要下面几步操作:

  1. 进入鹰眼中的任务筛选模块
  2. 在项目筛选条件中选好你要监督的项目(可多选)
  3. 在任务状态筛选条件中选择「未完成」
  4. 在截止日期筛选条件中选择本周
  5. 点击筛选

这样,你就能看到你所监督的项目中,所有本周应完成但还未完成的任务。任务默认是以项目来排序的,如果需要你也可以修改为按截止日期、负责人等来排序。

这些高危任务都已经列出来了,我想你应该知道接下来该怎么做——当然是对你所关心的任务找负责人沟通。你可以直接在任务下方 @ 负责人来询问任务进展情况,也可以在直接去他办公桌前面对面沟通,这都取决于你的需要。

 保存常用筛选报表

上面说的这个「本周有哪些应完成任务还未完成」的报表,你可能会经常看,每次都去设置一次筛选条件的话会很麻烦。这种情况下,我们建议你将它保存为「常用筛选」,方法是:

  1. 设置好你所要筛选的条件
  2. 点击页面右上角「保存当前筛选」按钮
  3. 将报表起名为「本周未完成任务」

入上图这样,下次再打开鹰眼的时,你就能直接进入这个报表,不再需要重复设置。按照这个方法,你还能解锁很多别的常用报表,方便你的监督工作。