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使用项目来管理营销活动

当你的团队决定启动一个新的营销活动时,你可以使用一个 Tower 项目来管理协作。通常情况下,每个营销活动都对应一个项目。

要准备好这样的一个 Tower 项目很简单,只需要下面几步:

  1. 在 Tower 项目模板库中复制一个「营销活动管理」项目。
  2. 将需要参与这次活动筹办协作的同事添加为项目成员
  3. 如果你已经用一份 Excel 文件来管理这次活动,你可以把他们导入到这个新项目里面来。

 

营销活动的执行和管理

当准备好你的管理项目后,就可以开始着手推动事情的进展了,下面是具体执行和管理层面的一些使用有用建议:

1.安排营销活动计划

成功的营销活动肯定有非常周密的安排,并且严格执行。Tower 的时间线功能可以帮助你在开始工作前方便的设计活动计划,以确保每项工作都有足够的时间和人力资源来完成它。

使用时间线功能制作一份营销活动计划主要的步骤为:

  1. 在清单视图中先创建出活动执行需要完成的工作任务,并为这些任务安排上大致的截止日期。
  2. 切换到时间线页面,你会看到所有的任务都按照截止日期排列在了界面上。
  3. 拖动任务块的两端可以调整任务的开始和结束时间,以规划出执行任务所需的时间段。
  4. 某些任务可能存在依赖关系,你可以如上方动图那样拖动任务块后的关联线条,将任务之间的关联关系标记出来。
  5. 为每条任务指派上对应的负责人。
  6. 检查任务安排是否存在时间冲突,或者是否有任务符合安排不均匀的情况,并对应调整。

完成上述 1-6 步以后,活动计划的雏形就出来了。这时你就可以召集相关同事开会,讨论计划安排,确认计划的可行性,对欠妥的部分当场进行调整,形成最终的定稿。

💡TIPS:

当然,计划总是赶不上变化,但好在使用 Tower 调整计划是非常容易的。

比如某些工作比预期的需要花费了更长的时间,你可以在时间线页面中及时进行调整,这样后续任务负责的同事都将收到对应通知。

2.掌控任务进度

现实世界里,任务在开始执行后,会在一段时间内保持正在执行的状态。哪些计划了的任务正在被执行?执行了多少百分比?是否遇到困难?是否有逾期的风险?作为项目者的你肯定很关心这些问题。

以前大家可能是通过不断开会来同步信息,但既然使用了 Tower,你的团队可以从无尽的会议中解放出来,从而有更多时间处理具体工作,真正提高工作效率。

具体解决的办法是使用 Tower 的自定义字段功能

  1. 在项目中添加一个叫「完成率」的单选类型自定义字段。
  2. 按每 20% 一个阶梯从 0% ~ 100% 依次设置好选项。
  3. 为项目开启这个新建的「完成率」自定义字段。

当参与项目的同事们每天完成工作下班后,可以在所负责的任务下更新任务完成进度。

这样,项目管理者只要打开项目,就能看到所有任务对应的进度。如果项目的实际完成进度和规划的执行时间出现明显偏离,项目管理者可以采取行动来帮助同事解决困难,从而防范延误的风险。

这样的信息同步方式可以大大减少会议时间,从而有效提高大家的工作效率。

3.关注关键步骤

上一个部分,我们提到了使用任务进度的百分比来把控项目进展。这可能是一部分项目管理者的管理方式,另一些管理粒度更加细致的项目管理者,更喜欢使用任务关键步骤的完成情况来进行监督。这种情况,你可以使用 Tower 的子任务功能来完成。

当你创建好一个任务后,进入到任务的详情页可以为任务添加子任务,这里的子任务指的就是任务执行的关键步骤。子任务同样可以像普通任务那样指派截止时间和负责人。

这样的方式可以让你的项目管理更加具体,你不仅可以任务知道大概的进度,还能知道这个进度具体对应的是执行到了哪一步。

 

制作属于自己的营销活动模板

Tower 提供了一个模板库,里面有一些常见工作场景所需的模板以供参考。但我们知道,其实每个团队对于组织市场营销活动都有一套属于自己的方法论,当你通过模板库的示例熟悉了 Tower 的使用,我们建议你根据团队经验制作自己的模板。

你可以进入项目首页下方的「项目模板」页面,从空白模板开始制作。不过其实还有一个更简单的办法:

  • 打开一个你正在进行或者已经结束的营销活动项目。
  • 在项目设置中,将这个项目复制为模板。
  • 对这个模板进行修改或扩充,让他成为一个标准的市场营销活动流程模板。

这样,当你的团队之后需要启动别的市场营销活动时,用你刚刚制作好的团队模板来创建新项目即可,非常方便省力。