新员工入职

传统做法中,HR 一般通过员工手册、电子邮件、日历备忘录等方法来处理新员工的入职事务管理。这些方法不仅低效也缺乏实时性,让统筹规划和工作统计变得非常困难。

使用 Tower,你可以将每位新同事长达 3~6 个月的员工入职和考核过程转化为工作任务来推进。结合项目模板和统计功能,你既能清晰地知道每位员工的入职考核进度,也能把控所有新员工入职相关事务的总体进展。

 

使用任务推进新员工入职与考核工作

我们推荐 HR 们为每一位新入职的同事创建一个入职项目,例如「产品部 -  张三 - 入职项目」,然后在这个项目里面将每一条需要完成的工作记录为任务来推进。

举个例子,新入职的同事都需要签署一些合同和协议,你可以分别记录为不同的任务:

  • 签署劳动合同
  • 签署保密协议
  • 签署竞业禁止协议

然后将任务对接人、联系方式、合同模板、所需提交的资料文件、注意事项等记录到任务描述中,这样新人打开任务后很轻松的就能知道该去哪个部门、找谁完成这个事项,非常简单明确。

如果有一些任务(例如:转正考核)不是由新员工主动去执行的,你可以将任务指派给对应的负责人,并安排好截止日期。这样需要协助的同事就会收到这条任务安排,并且提前为它做准备。

 

制作新员工入职项目模板

上面的例子主要是帮助你理解 Tower 是如何工作的。实际工作中,要是每个新同事的入职项目都从零开始创建任务,会非常繁琐。所以我们建议 HR 们从创建一个「新员工入职项目模板」开始,让它帮你处理这些重复性的工作。

制作这个模板的方法是:

  1. 在 Tower 中新建一个项目模板,为它起名为「新员工姓名 - 部门 - 新员工入职」。
  2. 在模板中,创建所需的清单来分类入职任务,如「入职登记」「工作培训」「试用考核」等。
  3. 在每个清单中添加好对应的任务入职任务,如「签署劳动合同」「开通企业邮箱」。并使在「任务描述」中说明清楚任务内容和注意事项。如果对应任务还有图片、文档、视频等参考信息,可以一起上传到任务附件中。
  4. 点击模板页面上的「项目可用成员」按钮,设置哪些部门或成员可以使用该模板。
  5. 当以上步骤都处理完成后,点击「保存模板」按钮,就能创建好新员工入职模板。

以后当有新员工入职时,使用这个模板来创建一个新的入职项目,例如:「张三 - 财务部 - 新员工入职」,并将相关的同事加入到项目中即可。

 

统一管理所有入职任务

HR 们肯定需要定期复盘所有的新同事的入职任务进展情况。

你可能第一时间想到的是一个一个项目逐个检查,这样当然可以但过于繁琐。更好的办法是使用 Tower 鹰眼板块中的「任务筛选器」:

  1. 创建一个「新员工入职」的项目分组,并将所有的新入职项目加入到这个分分组中。
  2. 在鹰眼中使用「任务筛选器」,在将筛选项目范围设置为「新员工入职项目分组」,然后进行筛选。

这样,你就可以一次性的看到所有的入职相关任务的进展情况,如果需要细分,你还可以追加一些别的筛选条件,比如截止日期、负责人等。筛选出来的结果默认是按照项目来排序的,你也可以根据需要改为按截止日期排序或者按负责人排序。并且还能将结果导出为 Excel 文件。

 

进一步用好入职模板的建议

不断优化模板

担心自己做的模板不够好?没关系,模板创建好了以后还能反复编辑和调整。当你在具体工作使用中发现了模板的一些缺陷,可以及时调整,这样之后的新项目可以避免踩坑。

我们非常建议您定期去维护模板内容,及时更新里面的内容和信息,这个行动会让整个团队都受益。

 

分部门设置不同的入职模板

如果你的公司里每个部门的入职流程都有很大差异,其实可以考虑分别建立不同的入职模板,比如「研发部新员工入职模板」「销售部新员工入职模板」等。当有新员工入职时,使用他所入职团队的模板来创建入职项目,这样能让入职流程的管理更加细致。